Non è vero che abbiamo poco tempo. La verità è che ne perdiamo molto.- Seneca, De brevitate vitae
Principi fondamentali
Proteggi il tuo tempo. Chi ti sta intorno fa continue richieste di tempo. E’ importante stabilire paletti per queste richieste. Se ragionevoli e correttamente segnalati sono limiti che vengono accettati senza problemi dagli altri. Esercizio: elenca le persone hanno fatto richieste del tuo tempo oggi, e per che cosa. Quante di queste richieste erano necessarie e rispettose delle tue esigenze?
Coltiva l’efficacia. Essere efficace significa fare ciò che è necessario nel minor tempo possibile. Da non confondere con l’efficienza, la velocità nel fare indipendentemente da utilità o necessità. Tieni a mente il principio di Drucker: “Non c’è niente di così inutile quanto fare in modo efficiente ciò che non andrebbe fatto del tutto”. Necessario vuol dire che deve e può essere fatto solo da te
Stabilisci le tue priorità. Senza priorità è impossibile gestire bene il tempo. Le priorità dovrebbero essere poche e chiare, da usare come bussola nel quotidiano. Stabilisci le tue priorità con la Strategia 25/5 di Warren Buffett.
Il tempo come investimento. Diventa un broker abile nel gestire questa risorsa preziosa cercando sempre il miglior rendimento possibile per ogni investimento in tempo, scartando quelli poco remunerativi. Considera i potenziali guadagni futuri di quello che investi oggi, e concediti la libertà emotiva di fare subito una cosa che ti risparmierà molto tempo domani. Ad esempio, compilare il modulo per pagare automaticamente le bollette richiede un iniziale investimento in tempo, ma ti permette di risparmiarne parecchio, ogni mese, in futuro.
La salute è una priorità. Essere in ottima salute è il modo migliore per trovare tempo. Senza salute tutto diventa più difficile e complicato. Un cervello alimentato male non funziona bene e la macchina umana diventa meno efficace. Alimentati in modo corretto, impara a prevenire malattie e intervieni prontamente ai primi sintomi, controllare lo stress, dormi bene e fai regolarmente esercizio fisico. Ecco qualche idea su come fare.
Riduci il carico cognitivo. Più aumenta il carico cognitivo e più si gestisce male il tempo. Si commettono errori e ci si sente sopraffatti. Automatizza e utilizza checklist, timer e sveglie. Coltiva l’abitudine di ridurre distrazioni e decisioni da prendere/scelte da fare (vedi “il paradosso della scelta“). Questo riduce il carico cognitivo e lascia il cervello libero di concentrarsi sulle priorità. Crea e migliora routine precise per svolgere attività frequenti velocemente e con carico cognitivo minimo. Libera la mente da pensieri e preoccupazioni annotandoli su un taccuino per evitare che rimbombino in testa per tutta la giornata.
Presente nel momento. Se svolgi un’azione presente nel momento sei veloce e preciso. Cambia anche la percezione del tempo. Quando sei affrettatato errori e sviste ti rallentano e sembra che il tempo sia sfuggito, lasciandoti addosso un senso di ansia. Quando sei presente c’é la percezione di una migliore resa del tempo e lo stato mentale è più tranquillo.
Metti in discussione tutto e semplifica. Svolgiamo la metà delle azioni quotidiane con l’autopilota usando programmi di comportamento sedimentati nel tempo, molti dei quali vetusti o controproducenti. Vanno osservati e messi in discussione, poi rivisti, aggiornati o eliminati. Ricalibrando questo software di sistema si diventa molto più efficaci nel quotidiano.
Impara a dire di no. Ogni “sì” ha un costo in tempo. Se non è allineato con le tue priorità deve diventare un “no”. Sei meno indispensabile di quello che pensi, il mondo può accomodare i tuoi “no” e continuare a girare!
Delega. Se può essere delegato, delega. Prima di farlo assicurati che il delegato sia in grado di svolgere il compito bene e per tempo, altrimenti finisci in una situazione d’urgenza (vedi Matrice di Eisenhower sotto).
Il multitasking non funziona. Il cervello non è in grado di concentrarsi su più cose allo stesso tempo. Il multitasking è un continuo passare da una attività all’altra, cosa che il cervello fa male. Molto meglio concentrarsi su un’attività alla volta (vedi lavorare in batch sotto).
Sfrutta le prime ore del mattino. Alzarsi verso le 05:00-05:30 è una delle strategie più efficaci per recuperare tempo. A quest’ora le distrazioni sono minime e la mente fresca, si lavora con rapidità e precisione. Stabilisce inoltre una virtuosa disciplina nel dormire. Andando a letto entro le 22:30 (per garantire almeno 7 ore di sonno) ti sincronizzi col ritmo circadiano sfruttando la fascia di sonno profondo, quello tra le 22:00 e le 02:00. Si da anche slancio alla giornata con molte cose già fatte prima di sedersi a colazione.
Dove sta andando il tuo tempo? Puoi capirlo meglio con appositi applicativi per smartphone (iOS e Android: aTimeLogger) e/o computer (PC/Mac: Rescuetime, Chrometa). Per vedere come stai usando il tempo sul tuo smartphone, InstantApp. Bastano 7–10 giorni di dati per trovare i buchi neri e avere un quadro preciso della situazione.
Strumenti pratici
Principio di inversione. Prova a invertire il problema per vederlo da un’angolazione diversa e capire se si può fare in modo migliore o più veloce. “Se non faccio questa commissione adesso, quando potrei farla? Sarebbe più efficace rimandare a quando ho altre commissioni da fare nello stesso centro commerciale? Posso eliminarla del tutto?”. “Se non potessi andare in ufficio in macchina oggi, come farei? Questa nuova soluzione sarebbe più efficace? “Se non porto subito il bambino ai giardinetti, cosa succede?”.
Applica il Principio di Pareto. Secondo questo principio la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause. Concentrati sul 20% di azioni che producono l’80% degli effetti. Per farlo serve un’attenta analisi della situazione prima di partire, ma il successivo risparmio di tempo è notevole. Esempio. Le 100 parole inglesi più frequenti compaiono nel 50% dei testi, quindi imparandole subito si può accelerare la comprensione della lingua scritta.
Usa le checklist. Le liste di controllo eliminano errori e riducono il carico cognitivo. Non a caso sono nate in campo areonautico per ridurre incidenti gravi causati da errori evitabili. Sono facili da gestire con applicativi come Wunderlist o Any.do. Ottima risorsa: The power of Checklists.
Automatizza. Elenca le tue attività ricorrenti e analizza i singoli passaggi necessari per completarli. Qualche passaggio può essere automatizzato, consolidato con altri o eliminato? Ci sono alternative più efficaci, nel caso della spesa ad esempio Cortilia? Puoi usare un assitente virtuale, anche digitale? (purtroppo non molto diffusi in Italia servizi strepitosi come Fancy Hands e TaskRabbit) Riesci a costuire un guardaroba snello e modulare dove ogni capo funziona bene in combinazione con tutti gli altri, in modo da poterti vestire velocemente e senza errori di stile?
Esegui lavori in batch. Raggruppa in un’unica sessione attività simili. Cucina in seduta unica grossi quantitativi di cibo da dividere poi in porzioni da congelare e mangiare durante la settimana. Stessa cosa per la gestione della posta cartacea ed elettronica.
Principio dei 2 minuti. Fai subito attività che richiedono meno di 2 minuti. I piccoli lavori ancora da fare creano un carico cognitivo che rallenta il cervello. Falli subito e togli il freno a mano.
Matrice decisionale di Eisenhower. La Matrice di Eisenhower è un supporto al processo decisionale, aiuta a valutare urgenza e importanza delle attività. L’obbiettivo è quello di evitare situazioni d’urgenza — che richiedono azione immediata e scombussolano la giornata — e lavorare su compiti importanti e non urgenti (secondo settore della matrice) delegando o eliminare tutto il resto.
Metodo di Pomodoro. Questo metodo consiste nel suddividere il tempo in blocchi di 25 minuti con 5 minuti di riposo tra blocchi. E’ uno strumento semplice per aumentare concentrazione e produttività. Secondo recenti studi la suddivisione ideale è 52 minuti di lavoro seguiti da 17 di riposo. Sperimenta con combinazioni diverse per trovare quella che funziona meglio per te, variandola anche nel corso della giornata (blocchi di lavoro più corti man a mano che ci si avvicina a sera e la concentrazione cala). Timer utili: Tomato Timer (classico timer Pomodoro), Marinara Timer (permette di impostare qualsiasi combinazione di tempo lavoro/riposo)
Sveglie e timer sono tuoi amici. Riducono il carico cognitivo (fissando una sveglia non devi controllare di continuo quanto manca al prossimo appuntamento) e aiutano a lavorare in modo focalizzato creando vincoli di tempo. Con timer multipli — come Seconds Pro per iOS — si possono gestire complesse sequenze di azioni.
Metti tutto sul calendario. Usa il calendario su computer/smartphone/tablet anche per organizzare il tempo da dedicare alle principali attività della giornata. Questo impone disciplina e obbliga a valutare bene il tempo necessario per portare a termine le attività. Si concentra tutto ciò che riguarda l’organizzazione del tempo in un’unico posto facilmente accessibile, riducendo il carico cognitivo.
Vita digitale, strategie specifiche
Spegni tutte le notifiche elettroniche. Le notifiche sono studiate per creare dipendenza. Ti spingono a controlli continui creando un debole stato d’ansia. Il danno è doppio. Le interruzioni continue allungano i tempi per concludere le attività importanti — oltre alla distrazione del messaggio servono anche 2–5 minuti per rimettere bene a fuoco quello che si stava facendo prima — e lo stato d’ansia in sottofondo riduce la concentrazione.
Doma la posta elettronica. Gestisci la posta elettronica in batch controllandola solo 2–3 volte al giorno. Questo riduce le distrazioni e si smaltisce la posta più in fretta. Se il lavoro richiede controlli regolari cerca di farli almeno ogni 25 minuti (il tempo di un Pomodoro) o ogni ora. Avvisa che stai usando un nuovo sistema con le ottime template di Tim Ferris (consigliata anche la sua guida PDF su gestione email). Disattiva l’email sullo smartphone partendo da un periodo di prova di una settimana.
Rivedi il tuo uso dei social media. I social sono distrazioni e consumano parecchio tempo nell’arco della giornata. Hanno un ritorno d’investimento sufficientemente alto? Prova a non usarli del tutto per una settimana e vedi cosa succede. Ti sei perso qualcosa? C’é davvero un valore aggiunto che puoi quantificare? E se fossero a pagamento? Quanto saresti disposto a spendere per questi servizi ogni mese (se inferiore a €10/mese, sicuro che siano di effettivo valore?). Se proprio li vuoi usare disattiva almeno le notifiche e controlla in batch!
Riduci il rumore. Fai una prova. Per una settimana spegni il televisore, non leggere giornali o riviste e strozza il collegamento a internet (massimo 1 ora al giorno oltre al necessario per lavoro) e vedi cosa succede. Per le notizie puoi usare Associated Press che fornisce aggiornamenti telegrafici su quello che succede in Italia e nel mondo. E’ un esercizio di igene mentale (vedi il tema del priming) che permette di recuperare enormi quantità di tempo e valutare le proprie abitudini (leggere i giornali o guardare telegiornali aiuta davvero a capire quello che ci succede intorno? Come potrei informarmi in modo più efficace? ).
Risorse utili (i libri tutti disponibili su Blinkist):
- Ari Meisel – Less Doing, More Living
- Tim Ferris – The Four Hour Workweek
- James Altucher – The power of No
- Richard Koch – The 80/20 Principle
- Peter Drucker – The Effective Executive
- Atul Gawande – The Checklist Manifesto
- Charles Duhigg – The Power of Habit
- Gary Keller and Jay Papasan – The ONE Thing
- David Allen – Ready for Anything
- Francesco Cirillo – The Pomodoro Technique
